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L’ASRL recherche 1 ETP Secrétaire de direction (H/F) en CDI pour le Dispositif FaciliTED (0,80 ETP IME – 0,20 ETP FAM)

Posté le 23 juillet 2020 - News, Offres d'emploi

Poste à pourvoir à compter du 31 août 2020

L’ASRL est une association gestionnaire de 43 établissements sociaux et médico-sociaux dans les Hauts-de-France (1400 professionnels – 4100 personnes accompagnées – 78,6 M € de budget).

Le dispositif FaciliTED regroupe un SESSAD UEM (Lille), un IME (Roubaix) et un FAM (Wattrelos).
Dispositif d’accompagnement pour personnes avec autisme de la petite enfance à l’âge adulte sur la métropole, le dispositif emploie 90 ETP et accompagne 114 jeunes et familles.
Le poste est à pourvoir sur l’IME (0,8 ETP) et au FAM (0,20 ETP) ; dans le cadre d’un fonctionnement en dispositif, le/la secrétaire de direction peut également être amené à intervenir au SESSAD en cas de besoin.

Votre mission :

Conformément aux projets associatifs et de l’établissement/dispositif, placé sous l’autorité de la directrice et des chefs de service,
Vous assurez une mission globale de secrétariat général en lien fonctionnel avec les services administratifs et généraux du dispositif et du siège.
Les missions complémentaires suivantes vous seront confiées :

Assurer le Secrétariat Général et la gestion administrative des établissements

  • – Accueil physique et téléphonique (accueillir, orienter, répondre de manière adaptée, garantir la fluidité et le traitement / diffusion des informations)
  • – Gestion et production administrative : produire et mettre en forme les documents administratifs, de toute nature ou de tout type afin de répondre aux sollicitations administratives des professionnels en interne et des interlocuteurs externes, conformément aux directives de la direction
  • – Rédiger des supports de communication
  • – Classer, archiver et assurer le suivi des pièces administratives nécessaires au fonctionnement de l’établissement et afin de garantir la bonne tenue des dossiers
  • – Constituer, mettre à jour et suivre les dossiers des usagers (dossier administratif, état de présence en vue de la facturation)
  • – Aider à la gestion administrative des dossiers des salariés (états de présence, demande de contrat, déclaration URSSAF, suivi des dossiers médecine du travail, fiche individuelle …)
  • – Participer à la complétude des rapports internes et externes
  • – S’assurer du bon suivi de la gestion des contrats de maintenance
  • – Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables, et vérifier la conformité des livraisons,
  • – Gérer le courrier
  • – Aider dans la préparation de l’organisation des réunions
  • – Participer aux réunions institutionnelles
  • – Communiquer de manière systématique avec l’équipe pluridisciplinaire en partageant les informations nécessaires à l’accompagnement des personnes accueillies et au bon fonctionnement de l’activité avec respect et discrétion

Votre profil :

  • – Diplôme en Administration Gestion ou Assistanat de direction (BTS support à l’action managériale, assistant de manager, assistant de direction…) et/ou Licence (organisation) exigé
  • – Expérience exigée en secrétariat
  • – Compétences en outils bureautiques, gestion administrative, normes rédactionnelles, méthode de classement, utilisation d’outils collaboratifs – conception de tableaux de bord
  • – Autonomie, responsabilité, rigueur, gestion des priorités
  • – Discrétion et confidentialité
  • – Aisance relationnelle et capacité rédactionnelle et de synthèse, orthographe
  • – Permis B en cours de validité obligatoire

Les conditions de la relation contractuelle :

  • – CDI soumis à la CCN du 15.03.1966
  • – Rémunération début de grille avec possibilité de reprise de l’ancienneté sous conditions conventionnelles
  • – Poste basé à Roubaix / Wattrelos ; des déplacements possibles pour rdv extérieurs / et sur les sites du dispositif – possibilité véhicule de service pour les déplacements rdv extérieurs
  • – Complémentaire santé obligatoire.

Lettre de motivation et CV sont à envoyer avant le 10 août 2020   
à l’attention de Madame Pascaline Cauvet,  Directrice, 
à l’adresse suivante : pcauvet@asrl.asso.fr

Les informations recueillies sont transmises à la direction de l’établissement afin de traiter votre candidature à l’offre d’emploi.
Pour en savoir plus sur la gestion de vos données et vos droits, vous pouvez prendre connaissance de notre Politique Générale de Protection des Données à Caractère Personnel.